Für Existenzgründer gibt es gerade in der Startphase jede Menge zu tun. Viele verschiedene Aufgaben gilt es täglich zu erledigen, da ist es natürlich wichtig den Überblick zu behalten. Zur eigenen Entlastung ist es daher notwendig Prioritäten zu setzen und wichtige Aufgaben zu erst zu erledigen und sich nicht von Nebensächlichkeiten ablenken zu lassen. Schnell passiert es, dass man sich in eine Aufgabe vertieft, obwohl der eigentliche Zeitrahmen für diese Tätigkeit normalerweise nicht in die Planung passt. Will man zielstrebig vorgehen, sollte man sich einen strukturierten Plan erstellen und danach handeln. Es gibt natürlich Aufgaben, die man eigentlich nicht so gerne macht und diese auf der Prioritätenliste nachrangig behandelt. Bedenken sollte man hierbei, dass alle Aufgaben erledigt werden müssen, ob heute oder morgen. Die Herangehensweise an die Aufgaben stellen einen wesentlichen Faktor des zukünftigen Erfolges dar.

Viele Existenzgründer beschäftigen sich zwar intensiv mit ihren Geschäftsideen, Businessplänen, Finanzierungskonzepten oder mit strategischen Konzepten beschäftigen, beachten aber nicht die Einflüsse, ob sich ein Unternehmen vorteilhaft entwickelt oder ob es bereits nach kurzer Zeit am Markt scheitern wird.

Ein Faktor, der von Existenzgründern gerne nachrangig behandelt wird, ist die Wahl der Geschäftsräume. Viele Gründer denken, dass als Geschäftsraum einfach ein Objekt angemietet wird und somit das notwendige Büro als Arbeitsplatz vorhanden ist. Doch bei dieser Wahl spielen viel mehr Faktoren eine wesentliche Rolle um sich als neues Unternehmen am Markt erfolgreich zu behaupten.  Meist werden die Anmietung, Einrichtung und die Ausstattung von Geschäftsräumen als erheblicher Kostenfaktor unterschätzt. Auch die in den Geschäftsräumen geplanten Arbeitsabläufe sollten eine durchdachte und effiziente Lösung darstellen, den zum Beispiel kurze Wege können einen maßgeblichen Faktor in der Berechnung der Arbeitsproduktivität darstellen.

Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage, ob die Geschäftsräume eines jungen Unternehmens nicht so wichtig sind, dass sich der oder die Gründer in jedem Fall rechtzeitig und intensiv damit beschäftigen sollten. Das Online-Magazin INTERNETHANDEL beantwortet diese Frage mit einem deutlichen Ja und widmet dem Thema in der Konsequenz die Titelstory seiner aktuellen Ausgabe. Unter der Leitlinie: „Eine Investition in die Zukunft – In wenigen Schritten zum perfekt ausgestatteten Unternehmen“ liefern die Redakteure der Zeitschrift gut recherchierte und lesenswert aufbereitete Fachinformationen, die jeden Gründer in die Lage versetzen, sich qualifiziert und erfolgreich mit der Auswahl, Einrichtung und der Ausstattung seiner Firmenräume zu befassen.

Das Heimbüro als geeignete Option für Existenzgründer in der Startphase

Die Anmietung und Einrichtung von eigenen Geschäftsräumen ist kostenintensiv. Einmalige Kosten für die Einrichtung und Ausstattung und auch die laufenden Ausgaben in Form von Miete, Nebenkosten, Verbrauchskosten oder Versicherungen stellen ein jedes sich gerade am Markt befindliche Unternehmen auf eine starke Belastungsprobe. So ist es verständlich, dass viele Existenzgründer die Option vom Heimbüro aus tätig zu werden nutzen. Ob es sich dabei um ein separates Arbeitszimmer im Eigenheim oder der Wohnung handelt oder lediglich um eine kleine Arbeitsecke handelt, spielt solange keine Rolle, wie ein konzentriertes und ruhiges Arbeiten möglich ist. Und das ist für die Existenzgründer keine neue Situation, da sie in der Regel bereits die Planungs-, Vorbereitungs- und Gründungsphase einem improvisierten Büro zugebracht haben. In jedem Fall bietet das Heimbüro die Möglichkeit, in der Startphase des Unternehmens erhebliche Kosten einzusparen.

Hat sich ein Unternehmen nach der Startphase etabliert und agiert erfolgreich am Markt, so sollte der Umzug in geeignete Geschäftsräume nicht verpasst werden. Dies wird spätestens dann erforderlich, wenn es notwendig ist, mehrere Mitarbeiter zu beschäftigen oder wenn man im Unternehmen regelmäßig externe Besucher empfangen muss. Ebenso ist es möglich, dass sich für den Unternehmer Probleme aus der mangelnden Trennung zwischen Berufs- und Privatleben ergeben, die den Umzug in andere Räume erfordern.

Solche Probleme können sich auf der Basis von zwei unterschiedlichen Schwierigkeiten ergeben. Zum einen kann es passieren, dass die Nähe zum eigenen Wohnbereich für zu viel Ablenkung sorgt und ein konzentriertes Arbeiten erschwert. Da der gemütliche Platz auf dem Couch, die Küche, der Hobbyraum oder auch Garten, Balkon oder Terrasse immer nur wenige Schritte entfernt sind, muss viel Disziplin aufgebracht werden, um die vorgesehene Arbeitszeit auch tatsächlich am Schreibtisch zu verbringen. Ebenso kann es passieren, dass es durch die Nähe des Arbeitsplatzes nicht mehr gelingt, Feierabend zu machen und wirklich abzuschalten. Wenn der Unternehmer selbst an Abenden oder am Wochenende immer wieder an den Schreibtisch zurückkehrt, um noch etwas zu erledigen, dann ergeben sich hieraus schnell Probleme für die Work-Life-Balance. In beiden Fällen können strenge Regeln und eiserne Disziplin für Abhilfe sorgen. Bleiben die Probleme dennoch bestehen, dann führt allerdings kein Weg daran vorbei, auf absehbare Zeit in echte Geschäftsräume umzuziehen.

Geschäftsräume für Unternehmen im Bereich Online-Handel: Büro und Logistik im Lot

Problematisch wirkt sich bei Unternehmen im Bereich E-Commerce zusätzlich aus, dass diese nicht nur ein Büro, sondern auch Lager- und Logistikräume benötigen. Schließlich müssen Produkte gelagert und für den Versand vorbereitet werden. Dies bedingt nicht nur die reinen Flächen, sondern auch Arbeitsplätze und Sozialräume für die Mitarbeiter in der Logistik. Hinzu kommt, dass auch das Lager auf angemessene Weise eingerichtet und mit den erforderlichen Arbeitsmitteln ausgestattet werden muss. Dies führt in der Folge zu noch höheren Kosten und damit zu einer starken Belastung für junge E-Commerce-Unternehmen.

Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Möglichkeiten, um diese Problematik zu entschärfen. Zum einen kann die Entscheidung getroffen werden, den Logistik-Bereich per Outsourcing zu organisieren. Hierbei überträgt man Lagerung und Versand einem externen Dienstleister, der die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung stellt und berechnet. Ob es sich hierbei um eine kleine, lokale Spedition, einen größeren Dienstleister oder um globale Konzerne wie Amazon handelt, bleibt dabei dem Unternehmer und seinen individuellen Anforderungen überlassen. Neben dem Outsourcing kommt aber auch das Handelsmodell DropShipping in Frage. Hierbei werden die angebotenen Waren im Vorfeld nicht gekauft und gelagert. Sie verbleiben stattdessen beim jeweiligen Lieferanten, der sie im Falle von Bestellungen eigenständig an den Endkunden versendet. Auf diese Weise spart man als Online-Händler nicht nur das Kapital für die Anschaffung eines eigenen Warenbestandes, sondern benötigt auch weder ein Lager noch eine Logistik-Struktur.

Die Einrichtung und Ausstattung von Geschäftsräumen

Sobald die Entscheidung für eigene Geschäftsräume getroffen wurde, stellt sich unmittelbar die Frage nach deren Einrichtung und Ausstattung. Schließlich müssen die Räumlichkeiten so vorbereitet werden, dass sie den verschiedenen Arbeitsanforderungen optimal entsprechen. Dies umfasst unter anderem die einzelnen Arbeitsplätze, Orte, an denen sich die Mitarbeiter begegnen und gemeinsam Projekte besprechen können, Aufenthalts- und Sozialräume, die technische Ausstattung bestimmter Bereiche oder auch die Außengestaltung, den Empfang und die Dekoration des Firmensitzes. Problematisch wirkt sich hierbei aus, dass jeder einzelne dieser Bereiche akribisch geplant werden muss, bevor man beginnen kann, die erforderlichen Möbel, Arbeitsmittel, Geräte und sonstigen Gegenstände anzuschaffen.

Wenn man in dieser Lage nicht mit einem verlässlichen und umfassenden Plan arbeitet, drohen Einrichtung und Ausstattung der Geschäftsräume schnell zum Chaos oder zum finanziellen Desaster zu werden. Der Unternehmer muss sich von daher unbedingt die Zeit nehmen, um die einzelnen Arbeitsabläufe und Anforderungen detailliert zu planen und den sich daraus ergebenden Materialbedarf zu erfassen. Die erstellte Liste dient dann als wichtige Unterlage während der Recherchephase. Erst wenn diese erfolgreich abgeschlossen wurde, sollte man mit der konkreten Anschaffung der benötigten Gegenstände starten. Wer hier Geld sparen will, der kann einen großen Teil der Einrichtung und Ausstattung übrigens gebraucht anschaffen. Viele Unternehmen haben sich auf die Verwertung entsprechender Produkte spezialisiert und bieten Möbel, Geräte und Arbeitsmaterial in geprüftem und überholtem Zustand an.

Unterschätzte Erfolgsfaktoren: Etliche Details spielen eine entscheidende Rolle

Chefredakteur Mario Günther über die aktuelle Titelstory: „Mein Team und ich beschäftigen uns seit vielen Jahren intensiv damit, angehende Gründer und Unternehmer auf ihrem Weg in die berufliche Selbstständigkeit zu begleiten. Wenn wir selbst darüber nachdenken, welche Themen und Aspekte für unsere Leser von Bedeutung sind, dann fallen auch uns vorrangig die großen und schwerwiegenden Fragen rund um die Gründung ein. Da geht es um Geschäftsideen, Businesspläne, die Finanzierung oder um entscheidende Gründungsformalitäten. Was uns dabei aber immer wieder auffällt, ist die Tatsache, dass es am Ende oft die scheinbar kleinen und eher unwesentlichen Details sind, die darüber entscheiden, wie erfolgreich sich ein Unternehmen entwickelt. Und leider verdrängt die Beschäftigung mit den großen Themen nicht selten den Blick auf genau diese maßgebenden Details. Aus diesem Grund haben wir uns dazu entschieden, eine ganze Ausgabe einer Fragestellung zu widmen, mit der sich jeder Unternehmer unter Garantie auseinandersetzen muss. Wir klären darüber auf, wie man nach der Gründung an optimale Geschäftsräume gelangt, wie man diese perfekt einrichtet und ausstattet, welche Möglichkeiten es gibt, hierbei erhebliche Beträge einzusparen und wie man von Anfang an dafür sorgt, dass die Gestaltung der Räumlichkeiten die Arbeitsergebnisse konsequent unterstützt. Für unsere Leser halten wir nicht nur geballtes Fachwissen bereit. Wir versorgen sie auch mit ausgeklügelten und bewährten Tipps und Hinweisen und geben jedem Gründer und Unternehmer eine Checkliste an die Hand, die ihn in 20 einfachen Schritten zu den optimalen Geschäftsräumen leitet.“

Wie in jedem Monat beschränkt sich auch die aktuelle Ausgabe von INTERNETHANDEL nicht auf die aufwendige und umfangreiche Titelstory allein. Das Heft bietet seinen Lesern wieder einen guten Mix aus aktuellen Nachrichten aus dem E-Commerce, interessanten Internet-Geschäftsideen, Interviews mit Gründern erfolgreicher Start-ups oder Tipps und Hinweisen aus den Bereichen Recht und Steuern. Hinzu kommt in diesem Monat ein Crash-Kurs der besonderen Art: Online-Händler werden mit insgesamt neun Strategien vertraut gemacht, mit denen sich Kaufabbrüche im eigenen Web-Shop deutlich reduzieren und Umsätze entsprechend steigern lassen.